1 管理的核心目標——正確、準確

    管理工作的目標非常明確，簡言之：正確——把事情做對，準確——把事情做準。在一定的時間內(nèi)把每項工作落實。本文檔就是回答：如何才能做到正確和準確，通過哪些方式方法和工具來保證。

 

2 將“勇敢，精銳”的工作作風打入骨髓

2.1 勇敢

    隆美爾曾經(jīng)對他的士兵說：“逃跑只會讓你的后背挨上一顆子彈！”遇到危險和困難，勇敢永遠都要比懦弱安全的多。勇敢是為將者的第一品質(zhì)，也是成功企業(yè)的第一品質(zhì)。知識不夠可以學習、條件不夠可以籌備，然而沒有血性則一切都無從談起。“膽識”二字的含義就在于“膽量”要遠比“知識”更加重要。

2.2 精銳

    精銳是一種榮譽，是一種狀態(tài)，但更重要的是一種精神，它體現(xiàn)在我們的精、氣、神中，體現(xiàn)在我們工作的細節(jié)中。不管自己是不是真的比微軟強，先要拿出個樣子來，按照精銳之師的態(tài)度工作、按照精銳之師的方式思考。

    精銳是這樣一種感覺：沒有什么難題可以難住我們，我們總有辦法解決。

    精銳是這樣一種感覺：我們的成果都是精品，不僅完成目標，而且讓人欣賞。

    精銳是這樣一種感覺：雖然我現(xiàn)在技能還不成熟，但我一定能迅速成長起來。

 

3 進度管理

3.1 任務(wù)安排書

    每一項重要的工作，部門會有一份任務(wù)安排書。重點描述工作的時間，任務(wù)描述，主要負責人，完成狀態(tài)等信息。例如： 

 

 

 

 

    在這份任務(wù)書中，記錄了某次任務(wù)布置計劃。

    任務(wù)描述：描述某項工作要完成的工作細節(jié)。

    完成時間：這項工作預定的完成時間。

    負責人：該工作的負責人。特別引起注意的是，在第二個任務(wù)中，向李總詢問公司網(wǎng)站欄目資料，雖然李總是公司的領(lǐng)導，但是這項任務(wù)是由張慧欣來負責的。如果李總太忙，沒有及時回應該項任務(wù)，張慧欣應該不停詢問，促進任務(wù)的完成。李總在此次任務(wù)中，沒有義務(wù)也沒有責任對任務(wù)的拖延負責，因為負責人是張慧欣。張慧欣也不得以“李總忘記了”為理由推脫自己沒有及時跟進的責任。誰是負責人，誰就有責任保證該任務(wù)的落實。

    完成狀態(tài)：一目了然展示任務(wù)的完成狀態(tài)，便于主管及時督促各項任務(wù)進展。

    備注：對該任務(wù)做必要的補充說明。

    此文檔為電子格式，存在于公司OA系統(tǒng)中，或者電子郵件中。由部門經(jīng)理或項目負責人負責維護和填寫。

 

3.2 日報與周報

 

    日報和周報為電子格式，存在于OA系統(tǒng)或電子郵件中。日報由員工每日早晨填寫，周報由員工每周一填寫。日報和周報的重要意義在于自己提醒自己，有哪些工作已經(jīng)完成，哪些沒有完成。做到每日每周都有計劃。此外，日報和周報也是管理人員考核的重要依據(jù)。此工具將工作中的狀態(tài)自然保留下來，便于日后總結(jié)經(jīng)驗和激勵。

3.3 例會考評表

    公司每周一早開一次例會，對上一周工作進行總結(jié)和考評。有主管人員填寫考評表?？荚u表隨各部門不同而有不同的格式。

 

4 OA使用說明

    另見《OA使用手冊》，按各個公司的OA系統(tǒng)而定

 

5 郵件使用方法

    郵件是工作中重要的管理工具，如果靈活使用，其作用可以和OA媲美。特別是在某些業(yè)務(wù)，OA尚沒有相關(guān)功能時，有非常重要的作用。本節(jié)就郵件的使用方法做出描述。

5.1 及時查看郵件

    郵件里有公司的通知，其他同事的相關(guān)信息等，應該在上班后立刻查看，例如郵件系統(tǒng)采用foxmail，所以工作foxmail打開時可以自動報告新郵件。

5.2 TO 和CC的區(qū)別

    如果需要群發(fā)郵件，那么與該事物相關(guān)的人，填寫在TO中；與該事物無關(guān)但想讓其知情的人，填寫在CC中。凡是TO給自己的，必須查看，日后若因為沒有看郵件導致工作拖延，負有責任；如果是CC給自己的郵件，可以忽略。

5.3 確認重要事務(wù)

    如果有重要事情，需要用郵件確認。例如小張對某個重要工作有疑慮，可以向經(jīng)理發(fā)一封郵件請示處理辦法，經(jīng)理在郵件中給出指示。將來如果該指示有錯誤，郵件可以記錄是該經(jīng)理批示的，明確了責任。

5.4 存儲重要信息

    某些重要文件，可以存儲在郵件中，不至于凌亂丟失。例如某些重要的文件副本，重要的工作計劃，可以存儲在郵件系統(tǒng)中。

5.5 不要濫用郵件

    最好的溝通方式是面對面交流，郵件系統(tǒng)是管理工具，起到記錄跟蹤等作用，不可濫用。

 

6 有效溝通

6.1 隨時隨地準備匯報

    員工應該養(yǎng)成經(jīng)常向主管匯報工作的習慣，當看到主管時，就要在腦海中想到有哪些工作已經(jīng)完成，哪些沒有完成，還有什么困難等等。這對于主管掌握工作進度十分有必要。通常，可以經(jīng)常發(fā)封郵件給主管報告當前情況。

6.2 問一答十

    同事之間交流要養(yǎng)成問一答十的習慣。例如：

情景一：

經(jīng)理：小張，電腦買了嗎？

小張：買了。

經(jīng)理：多少錢？

小張：5000多。

經(jīng)理：什么配置??？

小張：CPU 2G,內(nèi)存2G，硬盤100G

情景二：

經(jīng)理：小張，電腦買了嗎？

小張：買了，5000多一臺，買了3臺。都是CPU 2G,內(nèi)存2G,硬盤100G。

在情景二中，溝通用一個來回就解決了，節(jié)省了時間。這樣的員工具有精明強干的特點。尤其在遠程用網(wǎng)絡(luò)溝通時，更加重要。

 

6.3 有條理闡述觀點

    工作中闡述自己觀點，盡量采取有條理的方式。

小李：我來表達我的意見，有三點（提醒大家，我要說三點，在我說完之前，大家不要打斷）。第一……，第二……，第三……。

    這樣表述不但清晰明了，也讓大家能把話聽完，不至于七嘴八舌，說不清楚。

6.4 開會要有提綱和記錄

    在開會之前，將本次會議的提綱先拿出來，讓與會者有準備和對內(nèi)容時間的估計。會議結(jié)束后，對會議要有記錄，形成決定或者共識。會議記錄會后用郵件群發(fā)給相關(guān)人。

6.5 Yes-But法則

    當和同事之間有觀點沖突時，應當首先肯定他人的觀點，然后提出自己的觀點。對事不對人是不現(xiàn)實的，反駁他人的觀點不僅讓同事之間有不必要的不愉快，也不利于意見的交流。此原則應該盡量遵守。例如：

小李：我的意見……

小張：小李說的很有道理，（Yes，肯定對方），但是我有一些不同的看法（But，說出自己的觀點）……

 

7 有條理地完成工作會積累成就感和快樂

    在工作中，有條不紊地完成每一件工作，完成后都會有些成就感和快樂。日久天長后會積累自己的信心?；仡櫼荒陜?nèi)的《任務(wù)安排書》，發(fā)現(xiàn)自己那一欄都是“完成”，考評表中都是優(yōu)秀。這種狀態(tài)會給自己極大的信心和快樂。

 

作者：王浩 
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